Uniformiser ses opérations : un exercice incontournable!

Vous pratiquez au sein d'une société nominale de quatre avocats et cinq secrétaires juridiques se partagent le travail. En plus, une réceptionniste est responsable des appels. Depuis quelque temps vous avez l'impression que vos heures passées à travailler diminuent à mesure que celles consacrées à administrer augmentent. En plus votre secrétaire vient de vous apprendre qu'elle part travailler ailleurs et vous devez en engager une autre. Que faire?
L'atelier Organisation de la gestion et des méthodes de travail dans un bureau d'avocats, donné par Nicole Massicotte, (CANICO gestion de bureaux d'avocats), consultante depuis plus de 20 ans en démarrage, restructuration et gestion de bureaux d'avocats, propose des solutions afin d'assurer la bonne marche de votre cabinet. Cet atelier, réalisé en collaboration avec les regroupements de jeunes avocates et avocats, était offert au congrès du Barreau, à Tremblant.

Des situations problématiques

Expériences vécues à l'appui, Mme Massicotte présente un tour d'horizon des problèmes de gestion rencontrés le plus souvent dans un cabinet juridique. D'abord, ceux découlant de la réglementation professionnelle, comme par exemple le retard dans la comptabilité, (notamment celle du compte en fiducie), et l'officialisation des factures.
Puis elle aborde la question du roulement du personnel. " Des situations qui sont parfois coûteuses en temps et en énergie particulièrement lorsque le système de gestion du cabinet loge dans la tête de la secrétaire, observe Mme Massicotte qui voit encore cette fâcheuse situation se répéter dans plusieurs cabinets. Si l'avocat perd son adjointe, il ne sait plus par quel bout commencer, ajoute Mme Massicotte. Le bureau est en panne! "
Mme Massicotte termine son tour d'horizon en soulignant l'importance des problèmes de rentabilité reliés à la gestion du temps, comme le fait de toujours chercher les dossiers. Elle évoque également la gestion déficiente des dossiers et des documents qui entraînent des pertes d'honoraires, comme par exemple lorsque les déboursés sont acheminés au dossier, alors que la facturation a eu lieu.

Une solution globale

Ne perdez pas le nord! Tous ces problèmes ont une solution globale: " Établissez votre système de gestion, menez votre bureau! " conseille Mme Massicotte, convaincue que la solution passe par l'avocat en priorité. " Le devoir de gérer votre bureau vous revient. Ce n'est pas aux gens qui se joignent à vous de diriger votre cabinet. "
Que faire pour atteindre cet objectif? Afin d'investir temps et énergies au bon endroit, Mme Massicotte encourage l'avocat à dresser le portrait de son cabinet à l'aide d'un document intitulé Procédure générale. Ce profil comprend sept aspects: la présentation du cabinet (nombre d'avocats, employés); le classement des dossiers (ouverts, fermés, archivés), des registres et des outils; l'ouverture et la fermeture des dossiers; le suivi des dossiers; la facturation; le compte en fidéicommis; et enfin l'administration. " Ne faites aucun changement à votre bureau si vous n'avez pas complété cet exercice de base, prévient Mme Massicotte. Vous devez partir de votre propre système d'accomplir les tâches reliées à la gestion de votre cabinet, en comprendre les forces et les faiblesses avant d'en établir un nouveau. "

Une procédure que Mme Massicotte propose de réviser à tous les six mois au moins, " si vous voulez conserver l'intérêt et la motivation de vos employés, collègues et associés. De plus, nommez une personne responsable de la procédure et assurez-vous de ne jamais effectuer de changements sans en connaître les raisons ".

La gestion informatisée

Les registres, environ une quinzaine, sont des outils de travail obligatoires ou nécessaires, souvent les deux. Ce qui importe, insiste Mme Massicotte, c'est avant tout de faire un lien entre eux pour aboutir à des actions. " À cet égard, le système informatique offre de nombreux avantages ", affirme Mme Massicotte, qui exécute lors de l'atelier une démonstration pratique à l'aide du logiciel de gestion spécialisé Juris Concept. " L'information entre à un rythme qui va en s'accélérant depuis les dix dernières années. Le traitement de données doit suivre la cadence. La peur du changement est sûrement le pire adversaire de l'avocat ", estime la consultante, qui constate que ce ne sont pas la majorité des cabinets qui possèdent un système informatisé. " Or, un tel système offre une économie de temps majeur. Jamais une inscription n'a à être faite plus d'une fois. En outre, on obtient une multitude de rapports et statistiques afin de gérer des opérations du cabinet selon les règles du Service de l'inspection professionnelle du Barreau du Québec et selon les normes comptables. "

" Intéressez-vous à la gestion de votre cabinet! " lance Mme Massicotte en guise de conclusion. " La Procédure générale du cabinet est un outil de travail qui a fait ses preuves. Il permet d'uniformiser vos méthodes de travail et d'accroître votre efficacité. "
Louise Vadnais, avocate